Lors de la présentation du site qui a été faite après l'assemblée générale du 8 Octobre, il a été conseillé à tout visiteur de s'authentifier. Cette note à pour objet de préciser ce qu'il en est exactement en prenant un exemple concret, totalement fictif il va de soi.

1er cas : Pierre DURAND (toute ressemblance avec des personnes...) n'est pas membre du GGG. En surfant sur la toile, il arrive sur le site genealogie32.fr qu'il visite sans passer par la case "authentification". Quels sont ses droits ? Il peut tout visiter, cliquer sur tous les liens, mais certaines portes lui demeuront fermées, en particulier le formulaire de contact qui est sensé lui permettre d'adresser un message aux responsables de l'association ; de plus, s'il lance une recherche dans la page d'accueil, il n'aura pas accès à la photo de la page du registre correspondant à son clic, et s'il parcourt le blog ou un forum, il pourra lire tous les messages mais ne pourra pas y répondre. Comme autrefois, l'accès aux 470 000 relevés simplifiés du PNDS lui est ouvert, mais VISAGe lui est hermétiquement fermé. Il pourrait décider d'adhérer au GGG mais, prudent  et ayant vu que l'adhésion va lui coûter 30 Euros, il décide de ne pas encore s'engager.

2ème cas : à sa seconde visite, Pierre DURAND décide de s'authentifier, mais comme il n'est pas encore enregistré sur le site, il clique sur "Créer un nouveau compte". Il se déclare alors comme étant le nommé "tartempion" (ce qui constitue son identifiant, ou son "login" pour les anglo-saxons), et donne son adresse électronique "truc.muche@bidon.com". Dans les minutes qui suivent, il reçoit dans sa boîte "truc.muche@bidon.com" un message automatique envoyé par "tresorier-ggg@laposte.net", contenant un mot de passe comme "abc123xyz", et l'invitant en Français et en Anglais à cliquer sur un lien qui le ramène à une page d'authentification où il saisit son identifiant et le mot de passe qu'il vient de recevoir. Quels sont les droits dont il dispose maintenant  qu'il est authentifié ? Il va d'abord constater que le menu qui apparaissait à gauche de l'écran comporte quelques lignes supplémentaires : d'abord son nom "Tartempion", puis "Mon compte", "Créer un contenu" et "Se déconnecter", et s'il parcourt le blog ou un forum il verra qu'il peut réagir à un billet et exprimer son opinion, enfin en cliquant sur le lien "Contact" il pourra s'adresser par mail qu président, au trésorier ou au webmestre du G.G.G..

• Dans le menu, en choisissant "Mon compte" il va pouvoir "Modifier" les informations qu'il a saisies, comme son adresse électronique, et surtout le mot de passe qui lui a été envoyé, et si jamais il lui prend l'idée saugrenue de cliquer sur "File browser" il verra s'ouvrir un répertoire destiné à accueillir les photos ou fichiers généalogiques qu'il pourrait déposer en vue d'un usage ultérieur (procédure un peu complexe).
• En choisissant "Créer un contenu", il pourra rédiger un billet de blog et commencer ainsi une discussion qui, si elle intéresse d'autres utilisateurs authentifiés, pourra se prolonger.
• Enfin, s'il choisit "Se déconnecter", il se retrouvera dans la situation du 1er cas.

3ème cas : Paul DUPONT (toute ressemblance...) est membre du GGG et il ne s'authentifie pas en arrivant sur le site. Il a alors exactement les mêmes droits que Pierre DURAND dans le premier cas, car le site ne peut pas percer son incognito.

4ème cas : Paul DUPONT décide alors de s'authentifier comme l'a fait Pierre DURAND... et il va se trouver exactement dans la situation du 2ème cas car le système ne peut pas deviner qu'il est à jour de sa cotisation et qu'il possède les droits attachés au statut de membre du GGG. Comment en sortir ? Tout simplement en se signalant au Président ou, mieux, au Trésorier du GGG, ce qui se fait par un clic sur le "Contact" qui se trouve à gauche du "Se déconnecter" qui a remplacé le "S'authentifier". Dans le formulaire qui s'ouvre alors Paul DUPONT précise son nom, son prénom et son numéro d'adhérent (en effet, s'il s'était authentifié en tant que "machin", il est impossible de savoir de qui il s'agit en réalité) et il demande l'attribution de ses droits ès qualité. Après vérification de sa situation par le trésorier, ce dernier donne au webmestre l'autorisation de modifier le statut de simple visiteur en celui d'adhérent.

5ème cas : Paul DUPONT a reçu la confirmation de son nouveau statut et il se connecte à nouveau sur le site en s'authentifiant. Il possède alors toutes les possibilités offertes à Paul DURAND dans le 2ème cas, plus l'accès aux pages des registres associés aux actes qu'il a sélectionnés dans la rubrique "Rechercher un acte" qui apparaît à droite dans la page d'accueil. Lorsque le site aura atteint son plein développement, plusieurs centaines de milliers d'actes et les dizaines de milliers de clichés de registres qui leur auront été associés lui seront accessibles. Il pourra donc, très confortablement, faire sa généalogie gersoise d'une façon incomparablement plus rapide et plus fiable que s'il s'était déplacé aux Archives Départementales d'AUCH, ou s'il s'était contenté de fréquenter des sites Internet présentant les travaux (pas toujours justifiés) d'autres généalogistes. Mais, s'il veut visiter la base de données VISAGe, il va encore se trouver devant une porte de bois car on lui demande encore identifiant et mot de passe.

6ème cas : Paul DUPONT, membre du GGG et authentifié en tant que tel sur genealogie32.fr, veut pouvoir accéder à VISAGe. La meilleure façon d'y arriver consiste à contacter le Président, ou mieux, le Trésorier, et à s'acquitter par virement du droit spécifique qui est demandé pour ce service supplémentaire. Le Trésorier transmet alors à l'Administrateur de VISAGe la demande de Paul DUPONT, et celui-ci reçoit par courrier électronique un identifiant et un mot de passe spécifiques à VISAGe. Paul DUPONT sera alors en mesure de consulter tous les registres chargés dans la base de données à condition qu'ils aient été dépouillés, faire une recherche d'acte par mots-clés, etc. Très vite, s'étant familiarisé avec le statut de simple "lecteur" qui lui avait été attribué, il va souhaiter pouvoir participer au dépouillement des registres, il s'adresse pour cela au Président ou à l'Administrateur qui lui attribuera le statut de "contributeur", lui permettant de saisir des actes un par un, ou de télécharger un fichier de relevés déjà existant et d'associer ces relevés à des photos de pages de registre. Plus tard, après avoir saisi quelques milliers d'actes supplémentaires, il pourra accéder au niveau supplémentaire "d'importateur" l'autorisant à charger des répertoires de photos de registres supplémentaires (état civil, notaires, Justice, etc.) et de devenir un jour Administrateur à la place de l'Administrateur actuel !